การวางแผนงาน

ความหมายของการวางแผน

    หน่วยงานทุกระดับทั้งภาครัฐและเอกชนจำเป็นต้องมีปัจจัยที่มีความสำคัญที่จะทำให้การดำเนินงานของหน่วยงานประสบผลสำเร็จตามเป้าหมาย สามารถดำเนินงานได้สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน รวมทั้งทราบรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับกระบวนการ ระยะเวลาของการทำงานนั้นๆ หากเกิดข้อผิดพลาดจะสามารถทราบได้ทันทีว่าเกิดจากสาเหตุอะไรและสามารถทำการแก้ไขได้ทันท่วงทีที่เกิดการผิดพลาดในกระบวนการทำงาน ไม่ก่อให้เกิดการเสียเวลา รวมทั้งสามารถตรวจสอบการทำงาน และกำหนดแนวทางการทำงานในอนาคตได้เพื่อความสำเร็จของหน่วยงาน ปัจจัยดังกล่าว เรียกว่า “การวางแผน (Planning)” มาจากคำในภาษาละตินว่า “Planum”

    จากความหมายของการวางแผน สรุปได้ว่า การวางแผน (Planning) หมายถึง กระบวนการในการกำหนดทิศทาง เป้าหมาย วัตถุประสงค์ที่ต้องการให้เกิดขึ้นในอนาคตขององค์การหรือหน่วยงานโดยเลือกวิธีทำงานที่ดีที่สุด มีประสิทธิภาพมากที่สุด ให้บรรลุผลตามที่ต้องการภายในเวลาที่กำหนด และการวางแผนนั้นจะพิจารณาในประเด็นที่สำคัญ 3 ประการ คือ 1) จุดหมายปลายทาง (คืออะไร) 2) วิธีการดำเนินงาน (ทำอย่างไร) และ 3) ระยะเวลา (เสร็จสิ้นเมื่อไร)

ความสำคัญของการวางแผน

    การวางแผนเป็นงานหลักและสำคัญในการบริหารของหน่วยงานในทุกระดับ เนื่องจากเป็นตัวกำหนดทิศทาง เป้าหมาย วิธีดำเนินการ ที่จะทำให้หน่วยงานดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการภายในเวลาที่กำหนด การดำเนินงานจะประสบผลสำเร็จมากหรือน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับการวางแผน หากวางแผนดีก็เท่ากับดำเนินงานสำเร็จไปแล้วกว่าครึ่ง ดังนั้น การวางแผนจึงมีความสำคัญต่อการดำเนินงาน ดังนี้

            2.1 การวางแผนเป็นหน้าที่อันดับแรกของผู้บริหาร

2.2 การวางแผนเป็นแนวทางปฏิบัติที่สำคัญ ผู้ปฏิบัติตามแผนสามารถศึกษาเรียนรู้วิธีการ ขั้นตอน และกระบวนการทำงานได้จากแผนก่อนที่จะลงมือปฏิบัติ

2.3 แผนและการวางแผนเป็นตัวกำหนดทิศทางและความรู้สึกในเรื่องของความมุ่งหมายสำหรับองค์การให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนได้รู้ แผนเป็นกรอบสำหรับการตัดสินใจให้ผู้ปฏิบัติได้ อย่างดี จึงสามารถป้องกันมิให้มีการตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาแต่ละครั้งไปเท่านั้นด้วย

2.4 แผนและการวางแผนจะช่วยให้ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน มองไปในอนาคต และเห็นโอกาสที่จะ   แสวงหาประโยชน์หรือกระทำการต่างๆ ให้สำเร็จตามความมุ่งหมายได้ ทั้งยังมองเห็นปัญหาอุปสรรคและภัยคุกคามต่างๆ เพื่อจะหาทางป้องกัน ตลอดจนลดภาวะความเสี่ยงต่างๆ ได้ด้วย

 2.5 การตัดสินใจที่มีเหตุผลในการวางแผนนั้น จะมีการตัดสินใจเรื่องต่างๆ ไว้ล่วงหน้า ซึ่งมีเวลา         พอที่จะใช้ทั้งหลักทฤษฎี แนวความคิด และหลักการ ประกอบกับตัวเลขสถิติและข้อมูลข่าวสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมาพิจารณาตัดสินใจ จึงทำให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างถูกต้องเหมาะสม             มีเหตุผลและเป็นประโยชน์ตามต้องการ

 2.6 การวางแผนในเรื่องของการเตรียมการไว้ล่วงหน้า เมื่อมีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายตามความต้องการ กิจกรรมต่างๆ ที่จะต้องกระทำให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ และ บังเกิดผลตามเป้าหมายนั้นๆ จะต้องได้รับการพิจารณา การตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ทั้งวิธีการกระบวนการ ขั้นตอนของการกระทำ ทรัพยากรที่ต้องใช้ เวลา สถานที่และการควบคุมดูแลการทำงาน

           2.7 การวางแผนมีส่วนช่วยให้มนุษย์เปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆได้มาก

           2.8 การวางแผนเป็นตัวนำในการพัฒนา

ประโยชน์ของการวางแผน

    การวางแผนมีประโยชน์สำคัญหลายประการทั้งต่อผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติ รวมทั้งผู้ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งพอสรุปได้ดังนี้

3.1 ป้องกันมิให้เกิดปัญหาและความผิดพลาด หรือลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นในการปฏิบัติงานใน    อนาคต

3.2 ทำให้หน่วยงานมีกรอบหรือทิศทางในการปฏิบัติงานที่ชัดเจนว่าจะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร    และใครทำ ทำให้นักบริหารมีความมั่นใจในการปฏิบัติงานให้บรรลุผลสำเร็จได้ง่าย

           3.3 ช่วยให้เกิดการประหยัดทรัพยากรทางการบริหาร เช่น คน เงิน วัสดุอุปกรณ์ เวลา ฯลฯ

3.4 ช่วยให้การปฏิบัติงานรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ เพราะมีแผนเป็นแนวทาง “เปรียบเสมือนเรือที่มีหาง  เสือ”

            3.5 ช่วยให้การปฏิบัติงานเป็นระบบ นักบริหารสามารถควบคุม ติดตามการปฏิบัติงานได้ง่าย

ประเภทของแผน

    การจำแนกประเภทของแผน ขึ้นอยู่กับบรรทัดฐานที่นำมาใช้ในการจำแนกและจัดแบ่งประเภท เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งานและง่ายต่อการทำความเข้าใจ การวางแผนอาจจำแนกเป็นประเภทต่างๆ โดยอาศัยหลักเกณฑ์ที่แตกต่างกันไป การจำแนกประเภทของแผนที่สำคัญๆ ดังนี้

            1.จำแนกตามระดับหน่วยงาน

            2.จำแนกตามวัตถุประสงค์ หรือ เป้าหมาย

            3.จำแนกตามระยะเวลา

            4.จำแนกตามลักษณะการใช้

            5.จำแนกตามระดับการบริหารงานหน่วยงาน

            6.การจำแนกแผนตามหน้าที่ดำเนินงาน

            7.จำแนกตามความถี่ของการนำแผนไปใช้

ความเชื่โยงของแผนสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐานอม

    การวางแผนพัฒนาการศึกษาขั้นพื้นฐานของสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐานใช้แผนปฏิบัติราชการ 4 ปี ซึ่งมีนโยบายและระยะเวลาสอดคล้องกับแผนบริหารราชการแผ่นดินของรัฐบาล แผนปฏิบัติราชการกระทรวงศึกษาธิการ แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ และแผนการศึกษาแห่งชาติ  เป็นกรอบทิศทางในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี  โดยสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา โรงเรียนใช้เป็นแนวทางในการจัดทำแผนของหน่วยงานเช่นเดียวกัน จากนั้นก็จะก้าวไปสู่กระบวนการบริหาร ในส่วนที่เป็นการบริหารแผนและโครงการ โดยหน่วยงานที่เป็นผู้รับผิดชอบแผนงานและโครงการที่เกี่ยวข้องต้องรับผิดชอบนำไปดำเนินการให้บรรลุตามที่ได้กำหนดไว้ หน่วยงานจัดให้มีระบบการติดตาม  รายงานการปฏิบัติงานตามแผนปฏิบัติการและความก้าวหน้าในการปฏิบัติตามแผนพัฒนาในแต่ละรอบปีกับการประเมินผลการดำเนินงานควบคู่กันไป และรายงานผลการปฏิบัติงานในแต่ละรอบปีเมื่อดำเนินงานไปได้ระยะครึ่งแผนก็จะมีการประเมินผลระยะครึ่งแผนพัฒนาและรายงานการประเมินเมื่อเสร็จสิ้นแผนพัฒนาที่เป็นระบบครบวงจร

ความเชื่อมโยงนโยบายและยุทธศาสตร์ชาติที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนจัดการศึกษาขั้นพื้นฐาน

    การจัดทำแผนกลยุทธ์ของหน่วยงาน มีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องศึกษานโยบายและยุทธศาสตร์ หรือจุดเน้นต่างๆจากผู้ที่เกี่ยวข้องหรือหน่วยงานต้นสังกัด เพื่อเป็นกรอบกำหนดทิศทางการพัฒนาคุณภาพการศึกษาของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา และหากได้มีการศึกษานโยบาย ที่เกี่ยวข้องในหลายระดับและกว้างขวางจะทำให้เชื่อมโยงความสัมพันธ์ของนโยบายได้ชัดเจนขึ้น นโยบายและยุทธศาสตร์ที่ควรศึกษาวิเคราะห์ประกอบการจัดทำแผน

การวางแผนการทำงานในองค์กร

1. การวางแผนแบบใช้กลยุทธ์ (Strategic Planning) การวางแผนแบบใช้กลยุทธ์ จะเกี่ยวข้องกับรายละเอียดการทำงานทั้งหมดขององค์กร ซึ่งจะเริ่มต้น จากแนวความคิดของผู้บริหารระดับสูง หลังจากนั้น แผนกต่างๆ ในทุกระดับขององค์กร จึงเข้ามามีส่วนร่วมในการวางแผนการทำงานร่วมกัน

วัตถุประสงค์ของการวางแผนแบบใช้กลยุทธ์ คือ

                   1. กำหนดทิศทางการทำงาน และวางแผนในระยะยาว เพื่อให้ทุกแผนกขององค์กรทำงานได้อย่างสอดคล้องกัน

                   2. เพื่อให้พนักงานในทุกระดับ เข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผน

                   3. เพื่อให้แต่ละแผนก พัฒนาแผนการทำงาน แล้วจึงนำมาใช้แบบผสมผสาน

          2. การวางแผนโดยใช้กลวิธีเฉพาะ (Tactical Planning) การวางแผนโดยใช้กลวิธีเฉพาะ คือ การวางแผนสำหรับกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น โครงการหรือโปรเจคต์ ที่จัดขึ้นมาใหม่ และจะต้องใช้กลวิธี ที่คิดค้นขึ้นมาใหม่ เพื่องานนี้โดยเฉพาะซึ่งกลวิธี เหล่านี้ มักจะเกี่ยวข้องกับแผนกงานในระดับล่าง (ระดับปฏิบัติการ) ซึ่งพวกเขา จะต้องหาวิธีการใหม่ๆ ที่จะต้องนำมาใช้ และแบ่งหน้าที่ในการรับผิดชอบกลวิธีเฉพาะ จึงเปรียบเสมือนส่วนหนึ่งที่สำคัญ ที่จะทำให้การวางแผนแบบใช้กลยุทธ์ในข้อแรกประสบความสำเร็จ ขั้นตอนการวางแผนแบบนี้ จะเกิดขึ้นในช่วงเวลาสั้นๆ ณ ปัจจุบัน ในขณะที่โครงการ หรือโปรเจคต์กำลังดำเนินอยู่

          3. การวางแผนเชิงปฏิบัติการ (Operational Planning) การวางแผนเชิงปฏิบัติการ คือสิ่งที่ ผู้บริหาร หรือผู้ที่ทำงานในระดับหัวหน้า ใช้ เพราะเป็นส่วนหนึ่ง ในหน้าที่รับผิดชอบของตัวเอง และจะพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จ การวางแผนเชิงปฏิบัติการ แบ่งได้เป็น 2 แบบหลัก ๆ คือ

                   1. แผนแบบใช้ครั้งเดียว เช่น การจัดกิจกรรมพิเศษ หรืองบประมาณสำหรับจัดกิจกรรมพิเศษ

                   2. แผนแบบที่จะต้องใช้ต่อไป เช่น นโยบายขององค์กร และระเบียบการในการทำงาน

ขั้นตอนในการวางแผนเชิงปฏิบัติการ คือ

                   1. กำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ เป็นการกำหนดเป้าหมายในการทำงาน ทั้งในช่วงเวลาปัจจุบัน ไปจนถึงอนาคต

                   2. วิเคราะห์ และประเมินสภาพแวดล้อม เป็นการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน และทรัพยากรที่สามารถนำมาใช้งานได้

                   3. กำหนดทางเลือก กำหนดและตั้งเป้า แผนการทำงาน ซึ่งมีความเป็นเป็นไปได้

                   4. ประเมินทางเลือกที่มี แยกรายละเอียดแผนการทำงาน พิจารณาถึงข้อดี และข้อเสีย ที่จะเกิดขึ้น

                   5. คัดเลือกแผนการทำงานที่ดีที่สุด เลือกแผนการทำงาน ที่นำมาใช้ แล้วจะเกิดประโยชน์สูงสุด หรือไม่ก็ต้องให้มีข้อเสีย

น้อยที่สุด

                   6. จัดเตรียมเครื่องมือสำหรับแผนการที่ได้วางไว้ เช่น กำหนดว่า ใครจะต้องมีหน้าที่รับผิดชอบงานอะไรบ้าง ทรัพยากรในการทำงานแบบไหน ที่พวกเขาจะต้องใช้

                   7. ควบคุมแผนงาน และประเมินผลลัพธ์ ตรวจสอบว่า การทำงาน ได้ดำเนินไปตามที่ได้คาดหวังไว้หรือไม่ และใช้การตัดสินใจ เมื่อเกิดปัญหาที่จะต้องแก้ไข

ขอขอบคุณ : https://sites.google.com/site/pmtech32152009

                     https://www.youtube.com/watch?v=P14SP7yOrY8